Нотариус может сделать много полезного не только для человека, но и вместо него. Например, передать от него документы другому гражданину, компании или ведомству — как в бумажном, так и в электронном виде. В 2023 году зафиксировано 167,6 тысяч таких нотариальных действий. Это на 7% больше, чем за аналогичный период прошлого года. А если сравнить с показателями, например, за 2019 год, спрос вырос на 62%. Рассказываем, зачем передавать документы через нотариуса и в каких важных жизненных ситуациях это помогает защитить свои права.
Правильно уведомить сособственников
Всего за неполные пять лет — с 2019-го и по сегодняшний день — нотариусы 828,5 тысяч раз передали документы граждан и компаний туда, где их ждали. По последним данным, чаще всего за такой помощью обращаются жители Санкт-Петербурга, Москвы, Московской области, Краснодарского края и Ульяновской области. Одна из распространенных причин — необходимость отправить уведомление сособственникам недвижимости.
Когда человек продает комнату в коммуналке, долю в квартире, доме или земельном участке, он должен сперва предложить её владельцам других долей, так как у них есть преимущественное право выкупа. Уведомление обязательно должно быть письменным. В нем следует указать все существенные условия сделки, включая реальную стоимость продаваемой доли. И принципиально важно, чтобы такое извещение было передано адресатам надлежащим способом.
Надежнее всего отправлять юридически значимые сообщения через нотариуса. Он учтет все требования к содержанию. Сориентирует, что делать, если уведомление вернется. Выдаст свидетельство, которое можно будет при необходимости предъявить в суде. К нему прикладывается и копия отправленного документа: это поможет исключить спор о содержании конверта. Если совладелец в суде будет отрицать, что получил уведомление, именно продавцу доли придется подтверждать, кому, что и по какому адресу он отправил.
Нотариус может подсказать, как быть, если вы не знаете фактического места жительства человека или даже его имени. Для того, чтобы узнать адрес регистрации, нотариус может сделать запрос в различные органы, включая МВД. Если один из сособственников — несовершеннолетний или недееспособный, то извещение нужно направить его законному представителю. Кроме того, может потребоваться и участие органов опеки и попечительства. В этих нюансах также поможет разобраться нотариус.
За нотариальную отправку документов зачастую выступают и банки, если доля покупается на кредитные средства. Это позволяет минимизировать риски оспаривания сделки в будущем. Еще одно преимущество — нотариус может помочь грамотно составить письмо, уведомление или требование, которое вам необходимо отправить.
Другой пример — уведомление сособственников о продаже доли в ООО. Если один из участников общества хочет продать свою долю в компании третьему лицу, он обязан известить об этом совладельцев. А для этого — отправить им нотариальную оферту. Кстати, даже если все участники одновременно продают свои доли одному человеку на стороне, они все равно должны предварительно сделать оферты друг другу. Если по уставу общество обладает преимущественным правом покупки, то оферта направляется и обществу.
Вписаться в срок и отстоять свою правду
Порой помощь нотариуса незаменима, когда важен срок направления документов. Допустим, вам нужно до определенной даты уведомить вторую сторону договора о его расторжении. Речь может идти о любых договорах, в том числе и в простой письменной форме, то есть, когда сделка проводилась без участия нотариуса.
Один из недавних кейсов: московский нотариус передавал уведомление об отказе от договоров подряда и поставки нефти. Подобной услугой могут пользоваться и обычные граждане, которые хотят расторгнуть, например, договор строительного подряда, найма, оказания услуг, аренды и так далее.
Еще один пример из практики. Люди удостоверили у нотариуса предварительный договор купли-продажи жилья с пунктом о том, что они заключат основной договор до конкретной даты. Продавец получил задаток. Но было условие: если к указанному дню основной договор по обоюдному решению не заключается, эта сумма возвращается покупателю. При этом, по общему правилу, если передумывает владелец, а вторая сторона готова купить недвижимость, то задаток нужно вернуть в двойном размере. Если же от сделки отказывается покупатель, то, по общему правилу, задаток остается у продавца.
В предварительном договоре зачастую указывается, что участник, который намерен заключить сделку, должен в оговоренный срок, например, не менее чем за семь дней, направить второй стороне соответствующую «весточку». Если никто из участников этого не делает, считается, что они оба охладели к сделке, то есть отказались от нее. Отправка извещения через нотариуса поможет продавцу или покупателю доказать, что он был заинтересован в сделке, а уклонялась от нее вторая сторона, если такая неприятность, действительно, имела место.
Еще одна жизненная ситуация, в которой выручает отправка документов через нотариуса, — когда возникает спор между заказчиком и подрядчиком. Например, подрядчик пытается передать акты выполненных работ, а вторая сторона всячески этого избегает. Или офис компании-получателя закрыт, а представители не выходят на связь. При этом за нарушение сроков грозят штрафы или другие санкции. Нотариус же может выдать свидетельство с указанием того, по каким причинам документы не были переданы адресату. Обязательства отправителя при этом будут считаться исполненными.
Речь может идти и о корпоративном конфликте. Случай из практики: директор с бухгалтером игнорировали запросы одного из участников общества. Этот участник обратился к нотариусу, попросил передать его заявление лично по адресу юрлица. Там принимать документы от нотариуса также отказались, что и было зафиксировано в специальном свидетельстве, которое клиент впоследствии использовал в суде.
Предпринимателям удобно передавать документы через нотариуса и когда речь идет об уведомлении о намерении совершить акцепт по опциону. Как рассказывают специалисты, сейчас распространяется практика по опционам вести всю переписку через нотариуса, у которого потом будет акцепт. Поскольку на сам акцепт приходит только одна сторона, важно, чтобы оферент, если у него есть какие-либо возражения, сообщал об этом другой стороне через нотариуса. В таком случае о них будет знать и сам нотариус.
Помощь нотариуса может быть удобна для предоставления электронных документов в регистрирующий орган. Например, когда компания только образуется. Участие нотариуса особенно помогает, когда учредители юридического лица живут в разных городах. Например, двое в Москве, а третий — в Красноярске. В этом случае московский нотариус удостоверяет подлинность подписи участников, которые находятся в столице. Далее он передает заявление красноярскому нотариусу, который удостоверяет подлинность последнего участника и передает заявление в налоговую.
Бывают ситуации, когда документ нужно отправить в другой город и очень оперативно. Допустим, за час передать доверенность, согласие супруги на сделку или согласие на выезд ребенка из страны. Или это могут быть документы для бизнеса. Например, для покупки помещения или другой сделки, протокол общего собрания, доверенности на представительство, чтобы получать товары, подписывать накладные.
При таких жёстких дедлайнах ни экспресс-почта, ни супербыстрые курьеры не справятся. А нотариус — может. Для этого в его арсенале есть, так называемая, «нотариальная телепортация» документов. Она позволяет очень быстро передать нужный документ даже на другой конец страны, причем без рисков потерять или повредить его. За неполных 11 месяцев 2023 года нотариусы «телепортировали» документы для граждан и компаний 3,6 млн раз.
Не только передавать, но и хранить
Случается, что человеку или организации необходимо обеспечить сохранность и недосягаемость для третьих лиц тех или иных документов, при этом собственных ресурсов у них для этого нет либо они недостаточно надежны. В таком случае документы можно передать на хранение нотариусу. Не только бумажные, но и электронные, в том числе любые файлы, например, аудио- и видеофайлы, программные коды, базы данных и другое.
Документ, загруженный в ЕИС нотариата, будет храниться в том виде, в котором заявитель его передал. При этом никто не сможет увидеть его содержание, даже нотариус, поскольку документы и файлы будут зашифрованы.
Возможность создать свой цифровой архив на площадке Единой информационной системы нотариата гарантирует сохранность и неизменяемость файлов, а также их защиту от доступа третьих лиц. Система имеет защитный фильтр, т.н. карантинную зону, благодаря которой переданные файлы проходят проверку на наличие вредоносных программ.
Для людей творческих профессий возможность передать файлы нотариусу помогает не только сохранить их, но и доказать свое авторство, если кто-либо позже попытается выдать материалы за свои.
Есть еще одна задача, которую могут взять на себя нотариуса — хранение списков участников ООО. Многие владельцы компаний даже не задумываются, где хранятся эти сведения. Они могут теряться, если что-то происходит с генеральным директором, который их собирал, или же он злонамеренно скрывает или уничтожает данные. Бывает, что списки участников толком никто и не ведет.
Чтобы решить проблему, законодатель предусмотрел удобную возможность для участников — передать нотариусу ведение списка ООО. Это позволяет обеспечить равный доступ к нему для всех заинтересованных лиц. Списки ООО могут понадобиться для подтверждения оплаты долей. Напомним, что неоплаченную долю нельзя продать и ей нельзя голосовать. Кроме того, в списках могут указываться сведения об ограничениях, которые не видны в ЕГРЮЛ.
