Соответствующий законопроект о формировании архивов нотариальных документов, принят Госдумой в первом чтении. Предполагается, что хранение и использование таких архивов будет обеспечиваться нотариальными палатами каждого субъекта РФ, чтобы повысить их сохранность, облегчить поиск и восстановление документов, а также снизить нагрузку на суды в части количества дел «об установлении фактов, имеющих юридическое значение». Таким образом, изменениями в законе «Об архивном деле в Российской Федерации» нотариальные архивы выделяются в отдельную категорию.
Сейчас содержание нотариальных архивов лежит полностью на плечах самих нотариусов. У нотариуса, который хранит архивные документы, должно быть помещение, отвечающее всем требованиям их хранения, а также возможность содержать архив за собственный счет. Архивы нотариусов, сложивших свои полномочия, так же, как и архивы бывших нотариальных госконтор, передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, у которых есть возможность обеспечить хранение нотариальных архивов в соответствии со всеми требованиями.
Если законопроект будет одобрен, формирование и содержание нотариальных архивов также будет финансироваться за счет самого нотариата, только вместо отдельных нотариусов — региональными нотариальными палатами.
Положениями законопроекта предполагается, что нотариальные палаты каждого субъекта РФ создадут централизованные архивы. В данные архивы будут поступать документы от нотариусов региона, «сформированные в номенклатурные дела, по истечении 5 лет, начиная со следующего года после окончания производства по делу». Если нотариус прекратил свою деятельность, все его дела так же будут переданы в архив нотариальной палаты.
В случае с документами, нотариальные действия с которыми производили руководители местных администраций, представители местного самоуправления или сотрудники консульских учреждений, они будут передаваться на хранение в архивы органов местного самоуправления и МИД, следует из пояснительной записки.
Наряду с этим, законопроектом регламентирован порядок выдачи копий нотариальных документов из нотариального архива и архивных справок. Чтобы получить какой-либо документ или архивную справку, граждане и юридические лица должны будут обратиться в нотариальную палату региона. В настоящий момент они обращаются к нотариусу, которому передан на ответственное хранение соответствующий архив. Копии нотариальных документов, выдаваемые нотариальной палатой субъекта Российской Федерации из нотариального архива, приравниваются по статусу к дубликату документа. Тем самым предполагается, что это позволит усовершенствовать систему нотариального делопроизводства и облегчить поиск и получение архивных документов как для граждан, так и для юридических лиц.
