Прошлой осенью стартовал переход бизнеса на работу с машиночитаемыми доверенностями (МЧД), в том числе появилась их нотариальная форма. За прошедший год нотариусы удостоверили более 13,2 тыс таких цифровых документов. До этого момента компании еще могли обходиться без МЧД, однако с 1 сентября 2024 года их применение станет обязательным.
Больше всего нотариальные МЧД были востребованы в Москве. На столицу приходится более половины от всех подобных доверенностей, сделанных в 2024 году. В топ-5 также — Санкт-Петербург, Свердловская и Нижегородская области, Краснодарский край. Кроме того, в числе лидеров — Новосибирская, Иркутская, Ростовская, Воронежская и Челябинская области.
За МЧД к нотариусам часто обращаются банки и застройщики, которым необходимы доверенности на регистрационные действия в Росреестре. Также машиночитаемые доверенности могут пригодиться для взаимодействия с различными государственными органами, получения государственных услуг в ФНС, Роспатенте и других ведомствах. Еще — для подачи сведений в реестр уведомлений о залоге движимого имущества, онлайн-обращений к нотариусам. Юрлица используют МЧД для электронного документооборота с контрагентами и в других случаях, когда необходимо подписывать электронные документы.
Машиночитаемая доверенность — это электронный документ, сформированный в виде структурированного XML-файла, благодаря чему он может быть автоматизировано прочитан специальным программным обеспечением. Плюсы МЧД в том, что полномочия в них могут указываться в виде кода — и такой документ может обрабатываться информационными системами без участия человека. Принимающая сторона автоматически идентифицирует участников таких МЧД, определяет полномочия поверенного, что ускоряет обработку данных, снижает вероятность ошибок и использования доверенностей в неправомерных целях.
Также предотвращаются риски нарушения требований законодательства к обязательности нотариальной формы доверенности. В итоге операторам информационных систем проще принимать юридически значимые решения, а иногда программное обеспечение и вовсе делает это за них.
Минимизируются и риски фальсификации документов. Так, все нотариальные МЧД содержат метку времени — закодированную информацию о дате и времени подписания документа. Это исключает возможность подписания такой доверенности задним числом. Проверить подпись с меткой времени можно на портале ФНС. Кроме того, нотариальная МЧД подписывается электронной подписью нотариуса, которая выдается только УЦ ФНС России.
Нотариальные МЧД хранятся в Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей — распределенном реестре ФНС России. При этом они также регистрируются в реестрах нотариата. Удобно, что машиночитаемую доверенность не нужно носить с собой и предъявлять физически. Если заявитель просит, нотариус может отправить ему цифровой документ, например, по электронной почте или в личный кабинет на портале нотариат.рф.
Главная цель стандартизированного формата цифровой доверенности — сделать электронный документооборот более эффективным и защищенным. Напомним, проект по внедрению единого формата МЧД реализуется на базе совместной технологии Федеральной налоговой службы и Федеральной нотариальной палаты. ФНП участвует как в разработке единых форматов машиночитаемых доверенностей, так и в разработке классификаторов полномочий.
Для случаев, когда использование кодированных полномочий невозможно, нотариусы оформляют МЧД с текстовыми полномочиями. Такая доверенность обрабатывается человеком вручную.
К нотариусу за МЧД
Машиночитаемые доверенности подлежат обязательному нотариальному удостоверению в тех же случаях, что и традиционные бумажные. Например, если передаются полномочия подавать заявления о госрегистрации прав и сделок. Или по такой доверенности будут совершаться сделки, которые сами по себе требуют нотариальной формы. Допустим, сделки с долями. Визит в нотариальную контору обязателен и за доверенностью, по которой планируется передоверие или когда нужно оформить само передоверие. Или же когда доверенность составляется при участии рукоприкладчиков и переводчиков, а также в ряде других случаев.
Практика не ограничивается только обязательной нотариальной формой. Юридические лица могут оформить у нотариуса машиночитаемую доверенность для взаимодействия с налоговой. Также за такими доверенностями могут обращаться, например, для работы на торговых площадках, подачи проектных деклараций и для других целей.
Нотариусы могут удостоверять даже самые сложные варианты МЧД. Например, доверенности от юридических лиц, имеющих пирамидальную структуру управления, при которой одно юрлицо управляется другим юрлицом. В нотариальных машиночитаемых доверенностях можно указывать различное количество представителей.
Также при их создании можно указать рукоприкладчиков и переводчиков в качестве участников нотариального действия. Если заявитель (допустим, генеральный директор компании) является иностранцем и не владеет русским языком, для удостоверения МЧД требуется участие переводчика. И сведения о нем также должны заноситься в доверенность. Для этого в схеме МЧД реализована соответствующая опция.
Реализована и возможность передоверия на основании не нотариальных МЧД. Можно создавать МЧД с правом однократного передоверия и ограничивать текстовые полномочия при передоверии. Кроме того, можно указывать в качестве поверенных филиалы или обособленные подразделения российских юрлиц.
Сервисы продолжают совершенствоваться. Так, например, в будущем можно будет создавать нотариальные МЧД для иностранных организаций, МЧД с совместными полномочиями доверителей и представителей и др.
Тариф за удостоверение МЧД не отличается от тарифа за классическую, бумажную доверенность. При необходимости машиночитаемые доверенности могут быть удостоверены и на выезде.
Что меняется с 1 сентября 2024
Раньше у компании могли быть десятки и даже сотни электронных подписей, которыми пользовались разные сотрудники. Теперь в соответствии с законом электронную подпись юрлица может получить только единоличный исполнительный орган: генеральный директор, председатель правления или, допустим, президент организации. То есть человек, который может действовать от имени компании без доверенности.
Все остальные сотрудники больше не могут получать новые сертификаты на электронную подпись с реквизитами юрлица. Они должны подписывать документы только цифровыми подписями физлица, а для подтверждения их полномочий как раз и нужна МЧД, выданная руководителем компании либо нотариусом. До 1 сентября 2024 сотрудники могли как действовать по новой схеме, так и пользоваться ранее полученными сертификатами электронной подписи с реквизитами юрлица. Теперь же все должны будут начать работать только по новым правилам.
В перспективе единый формат машиночитаемых доверенностей, который будет приниматься госорганами, представителями бизнеса, кредитными и прочими организациями, упростит получение услуг или осуществление других юридически значимых действий в электронной форме для широкого круга участников гражданского оборота.
