Провести безопасную трансрегиональную сделку, «телепортировать» важный документ с сохранением его юридической силы на другой конец страны, за пару секунд проверить подлинность предъявленной доверенности — это лишь небольшая часть возможностей, которые доступны гражданам и бизнесу благодаря Единой информационной системе (ЕИС) нотариата. Сейчас система содержит более 377 млн записей обо всех совершенных в стране нотариальных действиях общим объемом данных свыше 325 Тб. С каждым годом туда вносится все больше данных: только с начала 2024 года нотариусы добавили более 19 млн записей.
Благодаря ЕИС все российские нотариусы перешли на работу по принципу «одного окна», агрегируя данные, которые раньше заявитель по крупицам должен был собирать из различных органов и ведомств. Система непрерывно развивается и предоставляет все больше возможностей — сегодня уже каждое третье нотариальное действие основано на цифровых технологиях нотариата.
ЕИС нотариата была разработана и создана, а также поддерживается и развивается Федеральной нотариальной палатой исключительно за счет средств самого нотариата, а в основе системы — уникальные собственные разработки ФНП и экспертов нотариата. Именно благодаря этой ответственной и напряженной работе стало возможно создание современного «электронного нотариата», без которого невозможно представить себе нынешний гражданский оборот.
В этом году ЕИС исполнилось 10 лет — 1 июля 2014 года система начала официальную работу, и ее первые реестры сразу стали крайне востребованы как гражданами, так и бизнесом, не говоря уже о межведомственном электронном взаимодействии. Рассказываем, что стало возможно после появления системы и как она изменила характер нотариальной деятельности.
Цифровой комфорт в защищенном режиме
С 2018 года в ЕИС нотариата фиксируются все удостоверенные нотариусами документы: от доверенностей и соглашений до брачных договоров и завещаний. Внести соответствующую запись может только нотариус: никто не может их удалить, переписать или добавить файлы от себя, что гарантирует сохранность данных. Ответственный подход нотариата к системе безопасности базы подтверждается тем, что за все время существования системы из нее не было утечек информации и персональных данных.
В то же время задача ЕИС изначально состояла в создании новых сервисов и нотариальных действий, чтобы в надвигающуюся эру цифровизации нотариат смог предоставить обществу и государству готовые и надежные инструменты для стабильных правоотношений в цифровом формате. При этом еще одним из главных достижений «электронного нотариата» стал многократный рост скорости и комфорта при совершении нотариального действия. Внедрение системы оптимизировало работу нотариусов: они получили возможность оперативно запрашивать необходимую информацию напрямую из государственных реестров, ведомств и организаций. Доступ к широкому спектру данных также дал возможность нотариусам проводить дополнительную проверку личности заявителей, что еще больше снижает риск мошеннических действий и позволяет активнее пресекать преступные схемы с использование поддельных документов.
Вот уже многие годы нотариус выступает фронт-офисом регистрационных органов. На сегодняшний день в число электронных партнеров нотариата входят: Росреестр, ФНС, Центробанк, Центральный каталог кредитных историй, Министерство внутренних дел, органы ЗАГС, ФССП, Социального фонда и другие органы. Так, например, из ЕГРН нотариус получает информацию о владельце недвижимости, кадастровом номере, номере регистрации права собственности, из органов ЗАГС — подтверждение семейного положения заявителей или их родственных связей с наследодателями, из баз МВД — данные документов, удостоверяющих личность. Благодаря цифровому партнерству нотариусов с крупнейшими банками удается быстро и эффективно решить вопрос с составом наследственной массы.
Особую роль налаженный электронный обмен сведениями с ведомствами играет при нотариальном удостоверении сделок с недвижимостью. Спрос на удостоверении таких сделок растет: в 2023 году их общее количество превысило 922,6 тысяч, что на 9% больше, чем в 2022 году. Здесь «цифровые связи» позволяют нотариусу заблаговременно запросить сведения о дееспособности заявителей, о наличии либо отсутствии производства по делу о банкротстве, о принадлежности отчуждаемого имущества, об обременениях и судебных исках в отношении недвижимости, о правах третьих лиц и др. Проверка таких сведений помогает обеспечить юридическую чистоту сделки.
Важно, что нотариус после удостоверения сделки сам направляет сведения для электронной регистрации права собственности в Росреестр. Доплачивать за эту услугу заявителю не нужно. На сегодняшний день срок регистрации перехода права собственности по нотариальным документам сократился до 6 часов. Для сравнения, в 2012 году (до запуска ЕИС) он составлял 30 дней, а после появления системы постепенно сокращался: в 2015 году при условии электронной подачи документов он был уже 1 день, а в 2022 году среднее время составляло 13,5 часов.
При этом обращение к нотариусу не ставит заявителя перед выбором между надежностью и скоростью совершения сделки. Нотариус предоставляет цифровые удобства в защищенном виде: нотариальное удостоверение гарантирует юридическую чистоту сделки и приводит к снижению рисков оспаривания.
Электронные документы и нотариальная «телепортация»
Благодаря активному использованию в работе нотариусов электронных технологий сегодня можно оперативно справиться с проблемами, из-за которых раньше сделка могла просто сорваться. Например, когда для совершения сделки не хватает отдельных документов — согласия супруга (если речь об отчуждении совместно нажитого имущества), а сам супруг находится в другом городе. Сейчас можно передать такой документ в другой конец страны буквально за час. Для этого достаточно прийти к любому нотариусу в своем городе, он переведет документ в электронный вид с сохранением его юридической силы и перешлет коллеге в нужный населенный пункт. Представителям бизнеса перевод документов из бумаги в «цифру» и обратно нужен не реже, чем гражданам: это востребовано, в частности, при передаче устава компании или доверенности на заключение кредитного соглашения. В 2023 году при помощи нотариусов «телепортировали» 4,1 млн документов. Применяя передовые технологии, нотариат вносит весомый вклад в электронный оборот юридически значимых документов.
С развитием технологий все большую популярность приобретает электронный формат документов. Если нужно оформить и нотариально удостоверить, например, доверенность для банка, ее не обязательно составлять на бумаге. Юридически значимый документ в «цифре» имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. При помощи электронной доверенности доверенное лицо может снимать деньги, пополнять вклады, получать выписки со вкладов или счетов. Передавать самостоятельно в банк ее не нужно: нотариус сам перешлет ее в банк по защищенному каналу связи.
Отдельное направление связано с машиночитаемыми доверенностями (МЧД). Они, в основном, актуальны в корпоративной сфере: такая доверенность нужна для отправки отчетности и взаимодействия от имени фирмы с различными государственными органами. В МЧД полномочия указываются в виде кода, такую доверенность на подписание документов или совершение иных действий можно проверить в информационной системе автоматически. Нотариальные удостоверенные доверенности такого вида хранятся в Едином блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей — распределенном реестре ФНС России, а также дублируются в реестре нотариата. С 1 сентября 2024 года применение машиночитаемых доверенностей станет для компаний обязательным.
По критериям цифровизации российский нотариат стал одним из наиболее передовых правовых институтов. Нотариус может не только выдавать, но и принимать на хранение электронные документы. Он гарантирует безопасность, а также конфиденциальность их содержания: система ЕИС в принципе не предусматривает возможность доступа нотариуса к переданным на хранение документам. Получить переданные документы обратно можно у любого нотариуса на территории России. Возможность создать собственный цифровой архив в ЕИС нотариата и тем самым сохранить свои работы от случайной порчи, потери или кражи может быть особенно актуальна для людей творческих профессий. В этом случае передача файлов на хранение нотариусу может использоваться как эффективный инструмент защиты авторских прав: отстоять свои права можно, зафиксировав время передачи произведения на хранение.
Использование цифровых технологий требует определенных навыков работы с компьютером, однако далеко не все граждане — опытные пользователи. В первую очередь речь идет о людях пожилого возраста. Для тех, кто фактически не готов к самостоятельному использованию «цифры» или испытывает трудности с технологиями, нотариус служит «проводником» в мир электронного гражданского оборота. Обращение к нотариусу не только избавляет граждан от необходимости разбираться в тонкостях приобретения и использования личной электронной подписи, но и гарантирует им защиту от мошенников.
Сделки из разных городов и нотариальные действия онлайн
Единая информационная система трансформировала характер всей нотариальной деятельности. С 2021 года у россиян появилась возможность удаленного совершения нотариального действия, а также дистанционного удостоверения сделок двумя и более нотариусами. При новшествах, многократно ускоряющих гражданский оборот, нотариат обеспечивает его стабильность, защищает права граждан и права собственности в новых условиях, при этом предоставляя качественно новый сервис и скорость реагирования.
Когда стороны находятся в разных городах или еще по каким-то причинам не могут встретиться для совершения сделки, оптимальным будет дистанционный формат сделки. В этом случае каждый из участников сделки обращается к удобному для него нотариусу в заранее согласованное время и одновременно подписывают документы. При «дистанционке» стороны избавляются от необходимости ехать за сотни или тысячи километров для встречи друг с другом, экономят на билетах и проживании, не сталкиваются с проблемой оформления отгула или отпуска на работе. При этом каждый из участников договора получает весь спектр гарантий безопасности нотариальной сделки. Ранее, чтобы продать недвижимость в другом городе нужно было выдать соответствующую доверенность, которая влечет за собой серьезные правовые риски. При заключении же дистанционной сделки с участием нотариусов потребность в доверенности отпадает. Дистанционный формат становится все более востребованным: за неполные полгода 2024 года спрос на него увеличился в 1,8 раз по сравнению с аналогичным периодом 2023 года. Чаще всего в дистанционном формате заключали сделки с недвижимостью.
Более того, благодаря ЕИС теперь за частью нотариальных действий можно обратиться буквально не вставая с места — в онлайн-формате. Например, внести деньги на депозит нотариуса, совершить исполнительную надпись или обеспечить доказательства в интернете. Удаленно можно проводить только действия, которые не требуют проверки реальной воли обратившегося и которые не могут нарушить чьи-то права, причинить реальный ущерб. Онлайн-формат ускоряет и упрощает получение квалифицированной правовой помощи, что особенно актуально для жителей труднодоступных и малонаселенных районов страны. С 2021 года общее количество нотариальных действий в онлайн-формате достигло 1,5 млн.
Публичные реестры и сервисы: проверить и не попасться на мошенников
На базе ЕИС работают уникальные публичные реестры и сервисы, которыми активно пользуются граждане и предприниматели нашей страны. Все они являются открытыми и бесплатными. Это реестр уведомлений о залоге движимого имущества, сервис поиска наследственных дел, сервис проверки доверенностей, а также проверка нотариальных документов по QR-коду. Многие процессы сегодня уже сложно представить без обращения к этим инструментам.
Первым, в июле 2014 года, был запущен реестр уведомлений о залоге движимого имущества, созданный по поручению Президента России в целях ликвидации массового мошенничества с заложенным имуществом. В нем содержатся сведения о залогах любого движимого имущества, включая транспортные средства. Записи в реестр вносят нотариусы, получив соответствующую информацию от залогодержателя или залогодателя. Всего на 1 июня этого года там содержится 10,9 млн записей о залогах транспортных средств. При этом фактически этот реестр стал одним из принципиально важных регуляторов залоговых отношений, прежде всего в корпоративной сфере — принцип старшинства залога, определяемого датой внесения сведений в реестр, стал главным критерием разрешения спорных ситуаций. Общее число обращений к реестру за все время работы превысило 359 млн. С каждым годом он пользуется все большей востребованностью: помимо граждан, которые стремятся обеспечить себе гарантии безопасности и обращаются к сервису при покупке автомобиля на вторичном рынке, основная часть сведений этого реестра — данные о движимом имуществе юридических лиц, которые важны для корпоративных правоотношений, сделок между компаниями и кредитования бизнеса.
Востребованным также является сервис проверки доверенностей, при помощи которого можно выявить фальшивые и недействительные документы: за время работы (с 2017 года) россияне воспользовались им более 19,7 млн раз.
Кроме того, с конца 2020 года на большинстве нотариальных документов в бумажной форме появился дополнительный элемент защиты — QR-код, в котором зашифрованы основные реквизиты документа: сведения о заявителях или их представителях, дата совершения нотариального действия, регистрационный номер и другая информация. Проверить подлинность нотариального документа по QR можно через сервис на портале Федеральной нотариальной палаты (ФНП) или в мобильном приложении нотариата. Важно проверять документ безопасным методом, через официальный портал или мобильное приложение НОТАРИАТ.РФ: если сканировать код напрямую камерой телефона, есть риск попасть на специально созданный мошенниками фейковый сайт, имитирующий портал ФНП.
Еще одной важной частью ЕИС нотариата является реестр наследственных дел. Он значительно облегчает жизнь получателям наследства: при помощи сервиса можно узнать, открыто ли наследственное дело после смерти человека, у какого нотариуса оно находится и понять, куда обращаться. С появлением реестра скрыть факт открытия наследственного дела стало невозможно. Ранее, если отношения между родственниками портились и одни наследники скрывали от других информацию об открытии наследственного дела, это зачастую приводило к пропуску срока, отведенного для принятия наследства. В этом случае защищать свои права наследникам приходилось в судах.
Комфортная запись и минимум личных визитов
Портрет современного нотариата — это ответственность, инновационность и доступность. С 2023 года у жителей России появилась возможность записаться к нотариусу через сервис «Запись на приём к нотариусу» портала Госуслуг. Сервис позволяет не только выбрать нотариуса, но и узнать, какие документы требуются по конкретному нотариальному действию, и заранее направить их на проверку, чтобы ускорить процесс. С момента запуска зафиксировано более 44 тысяч обращений к сервису. На портале Госуслуг также работает созданная в рамках суперсервиса «Утрата близкого человека» запись к нотариусу для наследников. Она позволяет оптимизировать процедуру оформления наследственных прав и свести к минимуму личные визиты наследников в нотариальную контору.
Записаться в удобную для себя нотариальную контору можно и другими способами. На портале notariat.ru представлены актуальные контакты всех действующих в стране нотариусов и удобный сервис поиска нотариуса по адресу, региону, ФИО или телефону. Онлайн-запись доступна также в мобильном приложении Нотариат.РФ. Помимо этого, через приложение можно задать нотариусу интересующий вопрос и прикрепить необходимые документы.
Перспективы развития «цифрового нотариата»
Развитие информационных технологий — стратегическое направление деятельности нотариата, на которое направлено максимум внимания, большие финансовые и человеческие ресурсы. Среди направлений развития «цифрового нотариата» — получение госуслуг по электронным нотариальным документам, расширение перечня нотариальных действий в удаленном формате, использование цифровых документов в процессе перехода наследственных прав, а также новые возможности для поиска имущества наследодателя. Дискуссионным сегодня остается вопрос о внедрении искусственного интеллекта в систему нотариата. У нотариуса должна быть возможность использовать ИИ в работе, сходятся во мнении эксперты. Однако при этом важно, чтобы он был на службе и помогал нотариусу, но не заменял его.
Стоит напомнить, что все сервисы и системы «электронного нотариата» самостоятельно разрабатываются и реализуются Федеральной нотариальной палатой только за счет собственных средств нотариата, без дотаций из государственного или муниципальных бюджетов.
